Uzaktan Çalışma Deneyimim  —  Kişisel Organizasyon (2/2)

Yazının ilk bölümü olan Uzaktan Çalışma Deneyimim  —  İşverenler ve İş Arkadaşları (1/2)nda tam bir “kişisel weblog” hikayesi sunarak kendi uzaktan çalışma deneyimim ne zaman gerçekleşti, neler oldu ve nasıl sonuçlandı üzerinden konuyu aktarmaya çalıştım.

Önceki yazının okuyucu açısından pek ortak nokta bulunmadığı sürece okuması sıkıcı bir yazı olduğuna katılıyorum. Neyse ki bu yazıda ne zaman, neler ve nasıl oldu sorularının dikte ettiği hikaye kısmından sıyrılarak direkt olarak deneyimin kendisine odaklanacağım.

Avantajlar

Öncelikle uzaktan çalışmak kişinin kendisi için mükemmel bir deneyimdir. Eğer denge sağlayabilirseniz uzun vadede:

• Ancak kendinizi verimli hissettiğiniz saatlerde çalışan ve bu sayede büyük orantılarda verimli çalışan,
• Hobilerine, ailesine, çevresine, sağlıklı ve mutlu olmaya zaman ayırabilen,
• Vakit kaybetme alışkanlığı olmayan,
• Yol, sokak, hava durumu stresi çekmeyen,
• İstediği yemeği/içeceği istediği lezzette ve sağlıklı bir şekilde temin edebilen,
• Gürültü, kalabalık, konsantrasyon dağıtan etkenlere uzak olan,
• Hem işi hem özel hayatı dengeleyebildiği için iç huzuru ve sorumluluk duygusunu geliştirmiş olan,

bir insan haline geliyorsunuz.

Engeller

Fakat her şey göründüğü gibi toz pembe değil, işyeriniz “uzaktan çalışma imkanını” sağlamaya ikna olduğunda dahi bunun sizin için “sonun başlangıcı” olmaması için önünüzde bazı sınavlar var.

Öncelikle bunları nasıl aşabileceğimize bakmak için “reverse engineering” yaparak olayı tersten ele almamız, işyerinden çalışmanın avantajlarını SWOT’a tabi tutup bunu “uzaktan çalışma şartlarımız”la dengelememiz gerekmekte. İşte başlıyoruz:

İşyerinde çalışma

• Ofiste olmanız gereken saat genellikle belirlidir.
• Etrafınızdaki herkes “mesaide”dir ve çalışmaktadır.
• Tüm çalışma ortamı tek bir amaç için tasarlanmıştır “çalışmak”.
• Çevrenizde farklı bir iş yapmaya başladığınızda, uzun süre ortadan kaybolduğunuzda sosyal olarak sizi ayıplayacak hatta sizi cezalandırabilecek iş arkadaşlarınız vardır.
• Çalışma arkadaşlarınızla yüzyüze olduğunuz için iletişimler daha empati dolu, daha sıcak ve daha samimi gerçekleşir.

Uzaktan çalışma

• Çalışma ve iş-dışı zamanınızı kolaylıkla karıştırabilir, çalışmanız gereken saatlerden veya kendi zamanınızdan ödün vermeye başlayabilirsiniz. Örneğin aynı anda hem çalışıp hem başka bir şeyler yapmaya çalışırsanız (ev işi, televizyon izlemek, ortamda bulunan veya internetten arkadaşlarla sohbet etmek) muhtemelen ikisini de başaramayacak, toplamda bu durumdan zararlı çıkacaksınız.
• Tek başına olduğunuzdan “birden” çalışmaya başlamak oldukça zordur, gerektiği zamanda bilgisayar başında olsanız dahi “şu diziyi de izleyip öyle çalışmaya başlayayım” diyerek procrastination’a teslim olabilirsiniz.
• Evdeyseniz kendi yatağınız, rahat koltuğunuz, buzdolabınız, kahve makineniz, televizyonunuz, müzik setiniz, netflix aboneliğiniz sizin kendi kendinize kurduğunuz tuzaklardır. Verdikleri konfor ve rehavet sizin “düşük tempoda” çalışmanız, sürekli bölünmeniz anlamına gelebilir.
• Çalışma arkadaşlarınız ve müşterileriniz ile yazılı iletişim üzerinden haberleşirsiniz ve bu özellikle işler kötüye gitmeye başladığında iki tarafın da birbirini gözlemleyemediği, göz teması kuramadığı bir ortamda alabildiğine sert üsluplar içeren e-mailler, uyarılar ve hatta suçlamalara dönüşmeye oldukça meğillidir.
• Düşük olasılık gibi görünse de “işinizden” dolayı para kazandığınızı siz veya çevreniz unutabilir. İnsanlar sizi çalışmıyormuşsunuz gibi değerlendirebilir, işinize ayırmanız gereken zamanı koruyamayabilirsiniz.

Çözümler

İş ortamının bize sağladığı avantajları ve uzaktan çalışmaya dair olası tehditlerimizi analiz ettiğimize göre şimdi aradaki farkı nasıl kapatabileceğimiz üzerine kafa yormaya başlayabiliriz.

Öncelikle yapmanız gerekenlerin bir listesini oluşturalım:

• Kişisel motivasyon ve disiplin sağlamalısınız.
• Çalışırken odaklanmalı, zamanı boşa harcamamalı, iş takibi yapabilmelisiniz.
• İş ve özel zamanınızı korumalısınız.
• Sosyal olarak çevrenizi çalıştığınıza ve meşgul olduğunuza ikna etmelisiniz.
• İş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle iletişimi canlı ve pozitif tutmalısınız.
• İş yapmaktan kazancı olan bir profesyonel olduğunuzu asla unutmamalısınız.

Peki bunları nasıl gerçekleştireceğiz, işte başlıklar halinde benim edindiğim bazı prensipler ve yardımcılar:

Organize Olmak

Mesaimizi bitirirken bir sonraki çalışmamızın ne zaman başlayacağını ve o “oturum”da neler yapacağımızı ve ne kadar çalışacağımızı önceden planlamamız gerekiyor.

Organize olduğumuzdan, bir sonraki çalışmaya başlayacağımız zamanı da biliyoruz. Bu sayede iyi bir çalışma geçirmek için ön hazırlıklar yapabilecek konumdayız. Bu da bizi bir sonraki maddeye hazırlıyor.

İyi Dinlenmek ve Çalışma Öncesi Zinde Olmak

Çalışırken iyi hissetmek önemli bir etken. Bitkin bir halde çalışmak, o mesai içerisinde istediklerimizin hiçbirini gerçekleştiremeden çalışmayı sonlandırmak olmak maalesef ki o gün çalışmamış olmakla eşdeğer. Bu nedenle,

• Gerekirse erken yatmak ve sağlıklı bir uyku uyumak,
• Alkol veya sakinleştirici ilaçlar gibi düşünce hızını veya metabolizmamızı değişikliğe uğratan etkenlerin kullanımında düzenlemeye gitmek,
• Bol bol oksijen almak,
• Gürültüden uzak durmak,
• Spor veya yürüyüş yapmak,

zinde hissetmenin önemli anahtarları oluyor.

Mekan değiştirmek

“Evden çalışmak”, uzaktan çalışmanın ikinci safhası olarak değerlendirilebilir. İlk etapta kendinizi iyi disiplin edemediyseniz “evden çalışmak” değil “uzaktan çalışmak” üzerine yoğunlaşabilirsiniz.

Günümüzde coworking space’ler, Starbucks şubeleri, bazı AVM’lerin avluları hem rahat bir ortam, hem internet hem de elektrik sağlayarak sizin mesai saatlerinde zaman geçirebileceğiniz bir ortam sağlayabiliyorlar. Ev yerine bu tarz mekanlarda olmak, çevrenizde insanların kendi halinde olduğu, sizin de orada bulunmanızın bir amacı olduğu durumunu oluşturduğu için motive edici olabiliyor.

Bu motivasyonu evde de imkanınız varsa ayrı bir çalışma odası oluşturarak ve çalışma saatlerinde oturma odasına uğramayarak oluşturabilirsiniz. Tabii ki yine kendi disiplininizi henüz sağlayamadıysanız o oda içerisinde film izlemeyi, telefon görüşmesi yapmayı, dikkat dağıtıcı şeyleri kendinize yakın tutmayı yasaklamak iyi bir başlangıç olacaktır.

Zamanı takip etmek

İster (10+2)*5 Procrastination Hack veya Pomodoro Technique gibi teknikler, ister RescueTime gibi araçlar kullanın amacınız iş ve özel zamanı birbirinden ayırmak olmalı. Araçlar en başta sizin dikkat dağınıklığınızı engelleyip verimli çalışmanızı, gerektiği kadar sizi dinlenip zaman kavramını daha da özümsemeniz konusunda yararlı oluyor.

Böylece zaman içerisinde işlere daha net zaman koyabilir, ne kadar çalışmanız gerektiğini daha net kestirebiliyor oluyorsunuz.

Mümkün olduğunca fazla toplantı ve iletişim

İş arkadaşları ve müşteriler her zaman işimizin bir parçası ve biz temelde ürettiğimiz “yazılım çözümleri”nde onlarla birlikte aynı cephede “bilgisayara isteğimizi anlatmaya” çalışıyoruz. Bu noktada bizim bireysel olarak bilgisayarla iletişimimizin son durumunu cephe arkadaşlarımızla paylaşabiliyor olmak, gerçekleştirdiğimiz işin hesap verilebilirliği açısından büyük önem arz ediyor.

Bu noktada birçok kişi “yahu ne gerek var paso toplantıya, skype’dan görüşürüz işte gerekirse” görüşünü savunacak olsa da Agile Manifestosunun da önerdiği gibi işimizin odağında insan olduğunu unutmamak ve sıcak iletişimin bizi hem üzerinde uğraştığımız projeye hem de çalışmaya yönelik motive edeceğini bilmek gerekiyor. Amacını aşmayan, iletişimi güçlendiren her toplantı ve bir araya gelme organizasyonu sizi ve işin içine dahil olan herkesi projeye sıkı sıkı bağlayacaktır. Yazılı iletişime önem veriyorsanız dahi bir kahve partisi verin, geliştirirken yaşadığınız zorlukları paylaşın yeterli olur.

Rapor Yazmak

Kimseyle paylaşmayacak dahi olsanız o hafta hangi işler için çalışmanın başına oturduğunuz ve neleri tamamlayıp çalışma ortamından ayrıldığınızın bir raporunu oluşturun. Bunun için Trello tarzında Kanban boardlar da kullanabilirsiniz, stickerlar da not defteri de…

Yine de iş arkadaşlarınız istemese dahi bu raporları onlarla paylaşmanın iletişimi güçlendireceğini de eklemek gerekiyor.

Benim deneyimlerim genel itibariyle bu şekilde. Yazıda mümkün olduğunca farklı konuları aynı başlıkların altında toplamaya çalıştım. Fakat buna itirazlar gelebilir veya ben fikrimi değiştirebilirim, bu nedenle yazıyı geliştirmek adına daha farklı zamanlarda güncellemelerde bulunabilirim.

Firmalar gün geçtikçe daha fazla uzaktan çalışma modeline sıcak bakmaya başlıyorlar. Ben de deneyimlerimi aktararak umarım bu dönüşümde ufak da olsa soruları yanıtlayarak bir katkıda bulunabilmişimdir.